Technology: A Tool for Managing Employee Health

June 21, 2021

Recently, Plante Moran – one of the largest audit and wealth management firms in the United States – surveyed nonprofit leaders about the impact of COVID 19 on 2021 priorities and future planning. I found the responses to the survey mirrored some of our own thinking about how to better use technology to improve all aspects of operations.

In the survey, sixty-seven percent of respondents said their top technology priority is improving performance of existing systems, closely followed by mitigating cybersecurity risks, systems integration, and improving their social media and online presence. 

Most respondents discussed the need to leverage technology to:

  • Meet the needs of customers.
  • Track and analyze impact/outcomes to improve program performance.
  • Enhance donor relations.
  • Improve donations through mobile giving.
  • Provide services remotely.

One thing missing from the responses, something that The Fedcap Group is working on, is smart and effective ways to engage staff in using technology as a tool to improve the overall health of employees.

When the pandemic hit, The Fedcap Group acted rapidly. We established a Command Center and a staff hotline. We leveraged our Oracle system to create a safe and protected place where staff could discuss health concerns, ask questions, and/or simply share the stressors that COVID was having on their lives. While the work of the Command Center was remarkable, only a limited number of staff accessed the Oracle platform. More recently, we asked staff, via Oracle, if they are or plan to be vaccinated. This information would help us plan for staff moving back to their offices. Even with a great deal of encouragement, this too has been only moderately successful. 

I was curious as to why we were experiencing such a limited use of technology around employee health, so I spent a considerable amount of time checking in with staff to better understand some of the barriers we are facing. In my conversations, I learned several things:

  1. The user interface has to be simple and intuitive. The system cannot be challenging to use, if it is, staff will not take the time.
  2. Staff need to feel their very personal information will be protected. While some share personal information on Facebook for hundreds of friends to see, the workplace is a different story. We need to understand and appreciate this reluctance and reinforce in our communications how health care information is secure.
  3. Staff need to understand why we want the information. They are asking how we will use the aggregate information to improve the organization.
  4. The politicization of COVID impacted people’s response.

For the most part, these staff concerns are logical and expected. We have spent a great deal of time training staff on the benefits of technology in serving our clients and made great strides in becoming a data-driven organization. We use information to improve our services and to inspire service innovations. We have not however, spent the same amount of time helping staff understand how technology can be an effective tool to enhance the overall health of our employees. And we have not yet demonstrated on a consistent basis, how the health of our employees contributes to a more effective, successful organization.  

This is one of the priorities of The Fedcap Group in 2021. 

How are you engaging staff in conversations about technology and employee health? What strategies have been most effective to engage employees in online health/well-being discussions?  

As always, I welcome your thoughts!

21 Junio, 2021

Recientemente, Plante Moran -una de las firmas de auditoría y gestión de patrimonios más grande de los Estados Unidos- encuestó a líderes sin fines de lucro acerca del impacto del COVID 19 en las prioridades del 2021 y la planificación futura. Encontré que las respuestas a la encuesta reflejaban parte de nuestro propio criterio; sobre cómo usar mejor la tecnología para mejorar todos los aspectos de las operaciones.

En la encuesta, el sesenta y siete por ciento de los encuestados dijo que su principal prioridad tecnológica es mejorar el rendimiento de los sistemas existentes, seguido de cerca por la mitigación de los riesgos de ciberseguridad, la integración de sistemas y el mejoramiento tanto de sus redes sociales como de su presencia en línea. 

La mayoría de los encuestados hablaron de la necesidad de aprovechar la tecnología para:

  • Satisfacer las necesidades de los clientes.
  • Realizar un seguimiento y analizar el impacto y los resultados, para mejorar el rendimiento del programa.
  • Intensificar las relaciones con los donantes.
  • Mejorar las donaciones a través de donaciones con tecnologías móviles.
  • Proporcionar servicios de forma remota.

Una cosa que faltaba en las respuestas; algo en lo que The Fedcap Group está trabajando, son formas inteligentes y efectivas de involucrar al personal en el uso de la tecnología; como una herramienta para mejorar la salud general de los empleados.

Cuando llegó la pandemia, The Fedcap Group actuó rápidamente. Establecimos un Centro de Comando y una línea directa para el personal. Aprovechamos nuestro sistema Oracle para crear un lugar seguro y protegido donde el personal pudiera discutir problemas de salud, hacer preguntas o simplemente compartir los factores de estrés que covid estaba teniendo en sus vidas. Si bien el trabajo del Centro de Comando fue notable, solo un número limitado de personal accedió a la plataforma Oracle. Más recientemente, preguntamos al personal, a través de Oracle, si estaban o planeaban vacunarse. Esta información nos ayudaría a planificar el regreso del personal a sus oficinas. Incluso con mucho aliento, esto también ha tenido un éxito moderado. 

Tenía curiosidad por saber por qué estábamos experimentando un uso tan limitado de la tecnología en torno a la salud de los empleados, así que pasé una cantidad considerable de tiempo verificando con el personal para comprender mejor algunas de las barreras que enfrentábamos. En mis conversaciones, aprendí varias cosas:

  1. La conexión de usuario tiene que ser simple e intuitiva. El sistema no puede ser difícil de usar, si lo es, el personal no le dedicará el tiempo.
  2. El personal necesita sentir que su información personal estará protegida. Si bien algunos comparten información personal en Facebook para que cientos de amigos la vean, el lugar de trabajo es una historia diferente. Necesitamos entender y apreciar esta desconfianza y reforzar en nuestras comunicaciones; de cómo la información de atención médica es segura.
  3. El personal necesita entender por qué queremos la información. Se preguntan cómo usaremos la información agregada para mejorar la organización.
  4. La politización del COVID impactó en la respuesta de las personas.

En su mayor parte, estas preocupaciones del personal son lógicas y esperadas. Hemos pasado muchísimo tiempo capacitando al personal sobre los beneficios de la tecnología, en el servicio a nuestros clientes y hemos hecho grandes avances para convertirnos en una organización basada en datos. Utilizamos la información tanto para mejorar nuestros servicios como para inspirar innovaciones de los mismos. Sin embargo, no hemos pasado la misma cantidad de tiempo ayudando al personal a comprender cómo la tecnología puede ser una herramienta efectiva para mejorar la salud general de nuestros empleados. Y aún no hemos demostrado de manera consistente; cómo la salud de nuestros empleados contribuye a una organización más efectiva y exitosa.  

Esta es una de las prioridades del Fedcap Group en 2021. 

¿Cómo estás involucrando al personal en conversaciones acerca de la tecnología y la salud de los empleados? ¿Qué estrategias han sido más efectivas para involucrar a los empleados en conversaciones en línea sobre la salud y el bienestar?  

Como siempre, ¡agradezco tus opiniones!

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